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【コツを伝授!】ブログやサイトの外注記事に最適な提出方法とは?WordPressやGoogleドキュメント?

2020年12月29日

こんにちは、はやしです(@hayashi67)

あなたは普段どのようにブログやサイトの記事を書いていますか?

WordPressにそのまま書き込んでいる人もいれば、iPhoneのメモで先に書いています!という人もちらほら。

ブログやサイトの記事はいろんな書き方ができますよね。

それでは、ブログ記事を自分で書かず外注をして他のライターさんにかいてもらう場合はどうでしょうか?

これが今回の記事のテーマです。

それでは行ってみましょう!

記事を外注するのは見えない相手ということを忘れずに

出典:Photo by Chuan on Unsplash

まず初めに言っておきたいのは、

「やり取りする相手は見えない相手!」ということ。

直接記事を手渡してもらうわけでは無いですよね…!

なので、記事を提出してもらうのに複雑な過程はなるべく避けて、

記事に集中してもらえるようにするのが発注者側の配慮かなと私は勝手に思っています(笑)

ちなみに私が紹介するのはWordPressを使ったブログやサイトでの使い方です!

コードで一から作ったブログやサイト向けではないのでご了承ください…!

大事なのは共有のしやすさ!オススメの2つの共有方法

出典:377053によるPixabayからの画像

それではどうやって記事を提出してもらうのが一番でしょうか?

WordPressを使った方法、WordやGoogleドキュメントを使った方法、はたまたメモ機能を使った方法など様々あります。

しかし、ここで大切なのは共有のしやすさ

いかに簡単に記事を提出してもらえるか、書くことができるか、そして私たちが記事を読むことができるかだと思っています。

いっぱい使いやすいものがあり、正直めちゃくちゃ迷いました!(笑)

今回は私が今までいろんな方法を試したなかで、「これ使いやすい!」と思ったツールを2つご紹介します。

1.Wordpressに直接執筆してもらう

出典:Photo by WebFactory Ltd on Unsplash

まず一つ目はもうそのままライターさんにWordpressから記事を書いて提出してしまう方法。

ちなみに私が今実践しているのがこの方法。

個人的にはめちゃくちゃ楽で、めちゃくちゃおすすめです。

始めに少しWordpressで設定しなくてはいけませんが、それさえ終われば後はログインIDとパスワードを渡すだけですぐにWordpressに書き込んでもらえます。

方法手順

  1. WordPressのユーザーでライターさん用の専用アカウントを新規追加する
  2. 権限グループは投稿者にするのがおすすめ
  3. パスワードなどを設定して、ユーザー名とパスワードを伝え執筆してもらう
  4. 随時執筆状況を確認し、必要であれば添削などをする
  5. 最終、発注者が記事を公開設定をする

大体こんな感じで普段やって頂いています。

今のところこの流れで何かトラブルが起きたことはありませんが、この方法にもメリットとデメリットが存在します。

WordPressを使用するメリット

  • ライターさん専用のアカウントを作って書いてもらうことができる
  • どこまでワードプレスの機能を使えるかの権限を設定することが可能
  • WordPressの基本的な使い方を覚えてもらえる
  • WordPress内で記事をそのまま添削・公開できる
  • スマホのアプリも使える
  • リアルタイムでライターさんの途中経過が分かる
ライターさん専用のアカウントを使って書いてもらえる&権限設定ができる

出典:Photo by Christin Hume on Unsplash

ライターさんの専用アカウントが作れるといったところがWordpressの強みなのではないでしょうか?

WordPressで作ったブログやサイトは複数のアカウントで記事を作成することができるんですが、アカウントによって使える機能の権限を変更することができるんです。

ユーザー→新規追加→登録

現時点では皆さんはおそらく管理者という権限グループに位置づけられており、Wordpress内の設定が何でもできる状態です。

WordPressには権限グループが5つあり、それぞれ管理者・編集者・投稿者・寄稿者・読購者があります。

ライターさんには記事の作成しかできない寄稿者もしくは投稿者の権限に設定しましょう。

私は投稿者に設定しています。

こういった専用アカウントを作ることでライターさんがすぐにWordpressで執筆できるようにしています。

WordPressの基本的な使い方を覚えてもらえる

出典:Photo by WebFactory Ltd on Unsplash

基本的なWordpressの使い方を覚えてもらえるのがこの方法の良いところ。
ライター初心者の人であれば、ここで基本的なWordpressの使い方を覚えてもらうことで、そのまま次の仕事でスキルを活かしてもらうことができます。
逆に、Wordpressを使ったことがあるライターさんが応募しに来た時には、Wordpressで記事を書いてもらう方が相手にとっては書きやすいですよね!

今だけのスキルよりも、これからも使えるスキルをライターさんに持って帰ってほしいと勝手に思っています(笑)

そう考えるとWordpressを使って書いてもらう方法が一番スキルが身に付くのかなと…!

WordPress内で記事をそのまま添削・公開できる

出典:athree23によるPixabayからの画像

先ほど話したアカウントの権限の話、私たち発注者側の権限は管理者とお話しました。
管理者と編集者はなんと他の人が書いた記事に手を加えることができます!
そして、それら以外の権限では他の記事を扱うことができない…
なんちゅう便利な機能なんだこれは…!
ということは、管理者の私たちはそのまま添削し公開できるということ
デザインを崩すことなく手を加えることができるので、楽&簡単…!
ここもWordpressで執筆してもらう魅力だと思います。
スマホのアプリも使える

出典:Photo by Mia Baker on Unsplash

WordPressのアプリがあるのをご存じですか?
実はそのアプリでも記事を執筆することが可能なんです。
確かにパソコンから記事を執筆するよりかは、画面が小さく使いづらいですが、電車の中や移動先でもスマホで記事が書けるというのが良いところ。
WordPressは書く場所を選ばないところもおすすめできる理由です。
リアルタイムでライターさんの途中経過が分かる

出典:Photo by Fikret tozak on Unsplash

上記で管理者はライターさんが書いた記事を添削・公開できるとお伝えしました。

もちろんこれは書いている途中でも同じこと!

ライターさんがどこまで進んでいるかを確かめたり、途中で間違えていれば、その時点で治してあげることも可能です。

と、こんな感じでかなりメリットがあります(笑)

逆にデメリットを見てみましょう。

WordPressを使用するデメリット

  • アカウントを作るのに新しいメールアドレスを作らなければいけない
  • WordPressのアップデートや新しいプラグイン、テーマを導入した時にライターさんに説明しなければいけない
  • 添削前に勝手に公開・設定されてしまう可能性がある(無いとは思いますが…)

私が今のところ感じたデメリットとしてはこの3つでしょうか。

確かに3つ挙げましたが、その内下2つが起こった事はほぼないです(笑)

アカウントを作るのに新しいメールアドレスを用意しなければいけない

出典:TumisuによるPixabayからの画像

そうなんです、アカウントを作る際に新しいメールアドレスを用意しなければいけないんです。
使い捨てのようなメールアドレスがある方は、それを使うのが一番ですが、お持ちでない人は1から作らないといけませんよね…!
ちょっとめんどくさいかもしれませんが、Googleなどで新しいメールアドレスを作ることをオススメします。

パスワードの変更メールとかが送られてくるので結構大切ですよ~!

WordPressのアップデートや新しいプラグイン、テーマを導入した時にライターさんに説明しなければいけない

出典:Gerd AltmannによるPixabayからの画像

WordPressを使ったことがある人なら誰しも経験したことがあるWordPressのアップデート。

その他にも新しいプラグインを導入した時や、テーマを変更した時には大きな変化がブログやサイト内に現れますよね。

その度にライターさんに事情を説明しなければいけません…!

ライターさんが「あれ、いつもと違う!?」ってなってしまわないように…!

少し大変かとは思いますが、連絡でお知らせ機能が付いているものであれば一斉に送信できるので問題は無いかと思います。

添削前に勝手に公開・設定されてしまう可能性がある

出典:Photo by Brittany Colette on Unsplash

これは実際されたことはありませんし、今後もおそらくないかとは思うのですが…

添削前に記事を公開されたり、変な設定(例えばインデックス関係など)をされてしまう場合があるかもしれません。
これはあくまで可能性です。
しかし、たくさんの数の記事の中でエラーの原因を突き止めるのってかなり大変ですよね…!

よりブログを安全に守りたい、もしくは意図的な攻撃を防ぎたい場合、直接ライターさんが関わるWordpressはあまりオススメできません。

通常のWordpressのサイトからではライターさんがログインできないトラブルがありました…!もし同じような事が起きた場合はhttps://○○○.○○/wp-admin(○○はサイトのURL)であればログインできると思います!

2.Googleドキュメントに書いてもらう

出典:Photo by Caio from Pexels

お次はGoogleドキュメントで記事を書いてもらう方法です!

他のブロガーさんと書き方や使い方が少し違うかもしれませんが、私が実際に行っていた方法をご紹介します。

方法手順

  1. ライターさんにGoogleドキュメントを使って記事を書いてもらう(H2や太字を使って)
  2. 書き終えた記事のURLを送ってもらい共有してもらう
  3. 送ってもらった時点で直した方が良い部分があれば伝える
  4. 送ってもらった記事をコピペし、Wordpressの新規記事に張り付ける
  5. 細かい調節などをする

Googleドキュメントの場合はこのような順序で記事を書いてもらっていました。

そうです、この時点で見ても分かる通り、発注者側が行うことが少し多いんですよね…!

最初はこの方法でやっていたんですが、めんどくさがりの私はすぐにWordpressへの直接記入へ変更しました…!

やはりこのGoogleドキュメントを使う方法もメリットとデメリットがあると私は感じました。

Googleドキュメントを使うメリット

出典:Photo by Tachina Lee on Unsplash

  • オフラインでも書ける
  • スマホとパソコンですぐに共有できる
  • 共有でリンクを送ったり、メールアドレスを入力するだけでお互いに見ることができるので、すぐにに修正とかができる
  • Wordやpdfにも変換できる
  • 直接ブログやサイト自体をいじられないので安全

これらのメリットが私の感じたことでしょうか。

順に説明していきます。

オフラインでも書ける

出典:FirmbeeによるPixabayからの画像

これが一番私がメリットと感じました…!
やっぱりオフラインでも記事が書けるのは強いです。
なんど電波が無くて記事が書けない…!と思ったことか…(違うの使わんかいって感じですね(笑))
ライターさんが電波のあるところでしか書けない…ということが防げるため、執筆の効率化が図れるのではないかと思います。
スマホとパソコンですぐに共有できる

出典:Photo MixによるPixabayからの画像

Googleドキュメントを使ったことがある人であれば知っている方も多いはず。
スマホとパソコンで使っているGoogleアカウントが同じであれば、ドキュメントで表示される記事も同じです。
家ではパソコンを使って書き、続きは外出先でスマホを使って書く、ということができます。
柔軟に執筆できるのがこのGoogleドキュメントの良さです。

パソコンよりもスマホで文字を打つ方が速いという方にはこちらがオススメですよね…!

共有でリンクを送ったり、メールアドレスを入力するだけでお互いに見ることができるので、すぐにに修正とかができる
そうなんです、Googleドキュメントはリンクを送りあったり、Googleメールを入力することで記事を共有することができます。
ややこしい設定などなく、URLを送ったりするだけですぐに共有できてしまうのがGoogleドキュメントの魅力です。
URLで共有したものは送られた人限定で見ることができます。
間違って送ってしまわない限り、他の人に勝手に見られてしまうなどということはありません。
Wordやpdfにも変換できる

出典:Prashant GautamによるPixabayからの画像

Googleドキュメントはファイル→ダウンロードからWordやpdfなど様々なファイルに変換することができます。
正直こんなに簡単に変換できるの私初めて見ました…!(まだ二十歳)
これがライターさんがGoogleドキュメントを使う上で何がメリットか…と言われればハッキリしたことは言えませんが…

とにかく便利だってことを知ってほしかったんです(笑)

直接ブログやサイト自体をいじられないので安全

出典:Photo by Nadine Shaabana on Unsplash

Googleドキュメントを使って記事を書いてもらうということは、直接Wordpressには関わらないということ。
間違って変な設定をライターさんがしてしまう…!ということが無いので、あまりブログやサイトの設定を触られたくないな…という人にとってはGoogleドキュメントが安全です。
勝手に触られるということは上記でも述べましたが、ほとんどないとは思いますが…!

心配な人はこちらがオススメですよ!

それではGoogleドキュメントを使うことのデメリットに行ってみましょう!

Googleドキュメントを使うデメメリット

  • ワードプレスですぐにプレヴューがみれない
  • WordPressに戻したときにレイアウトが崩れる場合がある
  • WordPressの使い方を覚えてもらえない
  • 自分のGoogleアカウントやメールアドレスを知られたくない人がいる
  • 細かい設定は自分でしなければいけないマーカーなど
ワードプレスですぐにプレヴューがみれない
そう、Wordpressではすぐに見ることのできるプレヴューがGoogleドキュメントだとすぐに見ることができません。
すぐに完成形を確認したくても、ライターさんからURLが送られてこない限り確認できないというのはかなり痛い…!
常に急ぎで運営している人にはあまり向かないかもしれません。
WordPressに戻したときにレイアウトが崩れる場合がある

出典:Lukas BieriによるPixabayからの画像

Googleドキュメントで書いてもらった記事をコピペしてWordpressに張り付けるのが私のやり方ですが、この場合どうしてもレイアウトが崩れてしまう場合があります。
Googleドキュメント内でH2、H3などで見出しを作ったりするとWordpressで反映されますが、マーカーなど一部反応されない場合があります。
そうなると1からまたやり直すことになりますよね。
そうなることを防ぐためには、あらかじめライターさんとのやり取りで伝えておくか、Googleドキュメント以外を使用するなどをした方が良さそうです。
WordPressの使い方を覚えてもらえない

出典元:Sergey NemoによるPixabayからの画像

ここが一番致命的なのではないでしょうか?
WordPressを使ってブログやサイトの記事を書くということは大きなスキルの一つでもあるのに、ライターさんはそれをすべてGoogleドキュメントで終わらせてしまうということになります。
発注者側の私たちにとって利益で見ると、あまり関係のないことかもしれません。
ですがやっぱり、記事を書いてもらうんだったらこれからもきっと使うであろうWordpressを使って書いてもらいたい…
少なくとも私はそう思いました!
WordPressの後々使ってもらおうと考えているのであれば始めから使ってもらうのが無難です。
自分のGoogleアカウントやメールアドレスを知られたくない人がいる
これは私がこれまでお会いしたライターさんに言われたことです。

プライベートで使っているメールアドレスなので違う方法が良いのですが…

GoogleドキュメントはGoogleアカウントを使って使用しますが、URLなどを送る際にGmailアドレスが相手に伝わります。

やっぱりプライベートで使用するものとなると気にする方もいらっしゃいますよね。

この点もGoogleドキュメントならではのデメリットなのではないかなと思います。

マーカーなどの細かい設定は自分でしなければいけない

出典:Photo by Chris Benson on Unsplash

先ほどもお伝えしたように、Googleドキュメントで書いてもらった記事をWordpressにコピペするとレイアウトが崩れる恐れがあります。
それの細かい修正や、マーカーでラインを引く、文字の大きさを修正する、タイトルやSEO対策をするなど、後々Wordpressでやらないといけないことが出てきます…
細かい修正はなるべく減らしたいですよね…!
少し発注者側の負担が増えてしまうというところが、デメリットの一つでもあるのかなと思います。

さいごに

今回は記事を提出してもらう際におすすめの方法を紹介しました。

やはりWordpressに直接書いてもらう方が、共有しやすいですし、何よりもライターさんへのリターンが大きい!

それも踏まえて私はWordpressをオススメします^^

自分のスタイルに合わせてライターさんに記事を書いてもらいましょう!

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